Qu’est-ce qu’un e-mail en retour ? Types, causes et solutions

Saviez-vous que plus de 4.26 milliards Combien de personnes utilisent le courrier électronique dans le monde ? Pour les entreprises, le courrier électronique demeure l’un des moyens les plus directs de communiquer avec un public, offrant un niveau d’accès que peu d’autres canaux peuvent égaler. Il génère également un excellent retour sur investissement, avec en moyenne 36 $ de chiffre d’affaires pour chaque dollar dépensé.

Malgré tout, tous les messages n'atteignent pas la boîte de réception. Un e-mail en retour signale un échec de livraison, et lorsque cela se produit de manière répétée, cela affecte plusieurs campagnes. Des taux de retour élevés peuvent réduire la délivrabilité et nuire à votre réputation d'expéditeur, ce qui compliquera la transmission de vos futurs e-mails.

Qu'est-ce qu'un e-mail en retour ?

Un e-mail non distribué est un message qui n'a pas pu être remis à son destinataire et qui est renvoyé à l'expéditeur accompagné d'un rapport de non-remise (NDR). Ce rapport explique la raison de l'échec de la distribution et permet de déterminer si le problème est temporaire ou permanent.

Les taux de retour des e-mails influencent l'évaluation des expéditeurs par les fournisseurs d'accès à Internet. Un nombre trop important d'e-mails non distribués peut indiquer une mauvaise qualité de la liste de diffusion ou un comportement assimilable à du spam, ce qui nuit à la réputation de l'expéditeur. Même un nombre relativement faible d'échecs de distribution peut impacter les performances.

Pourquoi les e-mails rebondissent-ils ?

Les erreurs de retour d'e-mail sont rarement sans raison. Dans la plupart des cas, elles indiquent des problèmes liés à votre liste de contacts, à votre configuration d'envoi ou à l'environnement du destinataire. Comprendre ces causes permet de prévenir plus facilement les erreurs répétées.

• Adresse invalide : Si l'adresse électronique que vous souhaitez contacter est incorrecte ou mal orthographiée, le message ne pourra pas être remis. Cela peut être dû à des fautes de frappe ou à des données incorrectes fournies par l'utilisateur.
• Boîte aux lettres pleine : La boîte de réception du destinataire a peut-être atteint sa limite de stockage, empêchant ainsi la réception de nouveaux messages.
• Message trop volumineux : Les courriels contenant des pièces jointes volumineuses ou dépassant les limites de taille peuvent être rejetés par le serveur du destinataire.
• Le destinataire n'existe pas : Si l'adresse e-mail n'est associée à aucun compte actif, le message ne sera pas envoyé. Les domaines génériques peuvent accepter des messages, mais leur réception n'est pas garantie.
• Faible réputation de l'expéditeur : Une mauvaise réputation de l'expéditeur peut entraîner le rejet du courriel par les serveurs de réception, même si le courriel lui-même est valide.
• Nom de domaine invalide : Si le domaine de l'adresse e-mail est incorrect ou n'existe plus, la livraison échouera immédiatement.
• Le destinataire vous bloque : Lorsqu'un destinataire bloque votre adresse, les messages suivants peuvent être rejetés ou automatiquement renvoyés.
• Courriel sur liste noire : L'envoi d'e-mails à des pièges à spam ou à des adresses signalées peut entraîner le blacklistage de votre domaine ou de votre adresse IP, provoquant ainsi d'autres échecs de livraison.
• Échec de l'authentification DMARC : Si votre domaine n'est pas correctement authentifié, les serveurs de réception peuvent rejeter ou renvoyer vos courriels.
• Échec DNS : Des problèmes temporaires liés aux systèmes de noms de domaine peuvent interrompre la distribution, même lorsque tout le reste est correctement configuré.
• Courriel du destinataire jetable : Les adresses électroniques temporaires expirent souvent rapidement, ce qui entraîne des échecs de livraison lors de l'envoi ultérieur de messages.

Types d'e-mails renvoyés

Tous les rebonds n'ont pas la même signification. Certains indiquent une panne permanente, tandis que d'autres suggèrent que le problème peut se résoudre de lui-même. Comprendre le type de rebondVous pouvez ainsi déterminer les mesures à prendre et décider si une adresse doit rester sur votre liste.

La classification des rebonds est généralement basée sur la réponse renvoyée par le serveur de réception, qui indique si la panne est temporaire ou permanente.

Rebondissement dur

Rejet d'e-mail permanentUn message d'erreur indique un échec de livraison définitif, ce qui signifie que votre courriel n'a pas atteint et n'atteindra pas son destinataire. Par conséquent, si vous recevez un tel message d'erreur, vous devez supprimer l'adresse courriel de votre liste de diffusion.

Les rebonds brusques peuvent survenir pour plusieurs raisons, notamment :

• Adresse e-mail invalide ou inexistante : Cela se produit lorsque l'adresse électronique fournie par le destinataire est incorrecte, contient une faute de frappe ou n'est plus active. Cela peut être dû à une erreur de frappe, à un problème temporaire avec le serveur de messagerie du destinataire ou au fait que ce dernier a fermé ou abandonné son compte de messagerie.
• Le nom de domaine n'existe pas : Si le nom de domaine de l'adresse e-mail est inexistant ou mal orthographié, le message sera rejeté. Cela peut être dû à une faute de frappe ou à une erreur lors de la saisie du domaine.
• Problèmes de serveur de messagerie : Le serveur de messagerie du destinataire rencontre peut-être des problèmes techniques ou est en maintenance, empêchant ainsi la distribution des courriels. Dans ce cas, le courriel sera renvoyé à l'expéditeur.
• Bloqué par le serveur du destinataire : Certains serveurs de messagerie utilisent des filtres anti-spam stricts ou des mesures de sécurité qui peuvent bloquer les courriels entrants selon certains critères. Si votre courriel est signalé comme spam ou déclenche l'un de ces filtres, il risque d'être définitivement rejeté.
• Restrictions ou mise sur liste noire par les fournisseurs d'accès Internet : Les fournisseurs d'accès à Internet tiennent à jour des listes d'expéditeurs de spam ou d'expéditeurs problématiques connus. Si votre adresse électronique ou l'adresse IP de votre fournisseur de messagerie figure sur l'une de ces listes, le serveur de messagerie du destinataire peut rejeter le courriel, ce qui entraîne un rejet définitif.

Rebond doux

Rebonds doux Cela indique un échec de livraison temporaire. Votre e-mail a peut-être été rejeté pour le moment, mais il parviendra à destination ultérieurement. Voici quelques raisons courantes de ce type :

• La boîte aux lettres est pleine : Si la boîte aux lettres du destinataire approche de sa limite de stockage sans l'avoir encore atteinte, le serveur de messagerie peut temporairement refuser les courriels entrants. On parle alors de « soft bounce », car une fois que le destinataire aura libéré de l'espace dans sa boîte aux lettres, les courriels suivants pourront être distribués sans problème.
• Problèmes de livraison temporaires : Il se peut que des problèmes temporaires liés au serveur de messagerie ou au réseau du destinataire empêchent la distribution du courriel. Ces problèmes peuvent inclure une interruption de service du serveur, une saturation du réseau ou des opérations de maintenance. Une fois le problème résolu, le courriel sera distribué avec succès.
• Courriel surdimensionné : Si la taille du courriel dépasse les limites du serveur de messagerie du destinataire, il peut y avoir un rejet temporaire. Le serveur peut refuser le courriel temporairement, mais autoriser sa livraison si sa taille est réduite ou si les limites du serveur sont augmentées.
• Paramètres de vacances ou de réponse automatique : Certains comptes de messagerie sont configurés avec des messages d'absence ou de réponse automatique. Lorsqu'un courriel est envoyé à un tel compte, le serveur peut répondre automatiquement en indiquant l'absence du destinataire. On parle alors de « soft bounce » (rejet temporaire) car le courriel n'est pas directement acheminé vers la boîte de réception du destinataire.
• Liste grise : Liste grise Il s'agit d'une technique utilisée par certains serveurs de messagerie pour lutter contre le spam. Lorsqu'un courriel est reçu d'un expéditeur inconnu, le serveur le rejette temporairement en demandant de le renvoyer ultérieurement. Les serveurs de messagerie légitimes réessaient généralement, et lors de la seconde tentative, le courriel était délivré avec succès.
• Filtrage du contenu: Certains serveurs de messagerie utilisent des mécanismes de filtrage de contenu qui analysent les courriels entrants. Si un courriel déclenche certains filtres ou contient des éléments suspects, le serveur peut le rejeter temporairement. Cela peut concerner les courriels contenant certains mots-clés, pièces jointes ou une mise en forme correspondant aux règles de filtrage du serveur.

Les fournisseurs de services de messagerie électronique tentent généralement de livrer ces courriels dans un délai de 72 heures, après quoi la livraison est impossible.

Quel est un taux de rebond acceptable ?

Le taux de rebond est le pourcentage d'e-mails qui n'ont pas été distribués par rapport au nombre total d'e-mails envoyés.

Votre taux de rebond devrait être le plus proche de zéro possible. Il dépend de la taille et du secteur d'activité de votre entreprise, mais ne devrait pas dépasser 2 %. Si votre taux de rebond est supérieur à 2 %, il est conseillé de revoir votre stratégie. En pratique, de nombreux expéditeurs visent un taux inférieur à 1 %, tandis qu'un taux supérieur à 2 % est souvent considéré comme un signal d'alarme par les fournisseurs de messagerie.

Comment éviter les retours d'emails

Pour réduire le taux de rebond, il est essentiel d'améliorer la qualité de vos listes de diffusion, de renforcer votre configuration d'envoi et d'éviter les comportements qui déclenchent les filtres. Voici comment prévenir les rebonds d'emails :

• Évitez les filtres anti-spam : Même les courriels légitimes peuvent être signalés s'ils ressemblent à du spam ou font l'objet de plaintes.
• N’utilisez pas de mots déclencheurs : Un langage trop promotionnel peut activer les systèmes de filtrage et réduire la délivrabilité.
• Utilisez un domaine personnalisé : Envoyer des messages depuis votre propre domaine vous offre un meilleur contrôle sur votre réputation et l'authentification.
• Authentifiez votre domaine : Une authentification correcte garantit que les serveurs de réception font confiance à vos courriels.

• Gardez votre liste propre: Les contacts obsolètes ou inactifs augmentent la probabilité de rejets.
• Validez votre base de données : Validation des e-mails Supprime les adresses invalides et risquées avant l'envoi.
• Valider en temps réel : La vérification des adresses au moment de la collecte empêche l'introduction de données erronées dans votre liste.
• Segmentez votre liste : L'envoi de contenu pertinent réduit le désengagement et les plaintes pour spam.
• Les bons résultats ont leurs origines dans la cuisine : Une communication régulière permet de maintenir votre liste active et de réduire les problèmes liés à l'inactivité.
• Utilisez un captcha : Les systèmes Captcha permettent d'empêcher les robots de soumettre des adresses électroniques invalides.
• Utilisez les options d'inscription pertinentes : L'adéquation des incitations à l'inscription aux intérêts du public améliore la qualité des données.

Comment résoudre le problème des e-mails non distribués

Une fois les rebonds survenus, l'attention se porte sur l'identification de la cause et la prévention de la répétition des problèmes.

• Commencez par consulter les rapports de rebond pour comprendre pourquoi les messages n'ont pas pu être envoyés. Ces rapports fournissent des codes et des explications permettant de distinguer les problèmes temporaires des problèmes permanents.
• Supprimez immédiatement les adresses invalides ou inexistantes, car continuer à leur envoyer des envois nuira à votre réputation d'expéditeur.
• Réessayez les rebonds temporaires après un court délai, car les problèmes temporaires tels que les boîtes aux lettres pleines ou les pannes de serveur peuvent se résoudre d'eux-mêmes.
• Vérifiez la configuration de votre domaine et de votre serveur pour vous assurer que l'authentification, la configuration DNS et l'infrastructure d'envoi fonctionnent correctement.
• Contactez les destinataires le cas échéant, notamment lorsque les messages ont été bloqués ou filtrés involontairement.
• Surveillez les performances au fil du temps et suivez les améliorations à mesure que vous nettoyez votre liste et ajustez vos pratiques d'envoi.

Augmentez votre taux de réussite des e-mails

Le taux de rebond des e-mails reflète la performance globale de votre stratégie email. Le minimiser améliore la délivrabilité, préserve la réputation de l'expéditeur et garantit que vos messages atteignent la bonne audience. Cela repose sur une maintenance continue des listes : validation régulière, surveillance constante, nettoyage systématique et identification précoce des adresses à risque permettent de prévenir les problèmes avant qu'ils n'affectent les performances.

Des outils comme DeBounce Surveillance de la liste de diffusion Nous vous aidons à mener à bien ce processus en vérifiant en permanence vos données et en maintenant une liste qui assure une distribution cohérente.