Comment filtrer les e-mails dans Gmail (étape par étape)

Les newsletters, les reçus et les messages professionnels se retrouvent tous dans la même boîte de réception, et trouver un message important implique de faire défiler tout le reste. Vous pouvez apprendre à filtrer vos e-mails dans Gmail en quelques minutes en créant des règles qui étiquettent, archivent ou transfèrent automatiquement les messages. Aide GmailLorsqu'une règle est définie, elle continue de fonctionner en arrière-plan, vous évitant ainsi de répéter le même nettoyage manuel chaque jour.

Les filtres sont créés sur le site web Gmail pour ordinateur, mais une fois configuré, il s'applique à tous les appareils sur lesquels vous consultez cette boîte de réception.

Comment filtrer les e-mails dans Gmail

Vous pouvez créer un filtre de deux manières : via la barre de recherche ou via le menu Paramètres de Gmail. Ces deux méthodes s'effectuent dans un navigateur sur la version web et aboutissent aux mêmes actions une fois vos critères définis. Le choix de la méthode dépend généralement du fait que vous ayez déjà un exemple d'e-mail sous les yeux ou que vous planifiez plusieurs règles simultanément.

Créez un filtre à partir de la barre de recherche

mail.google.com

1. Ouvrez Gmail dans un navigateur et cliquez sur Afficher les options de recherche icône (les curseurs) sur le côté droit de la barre de recherche.
2. Saisissez vos critères, par exemple, un expéditeur dans le Dès champ ou un mot dans Les mots.
3. Cliquez à nouveau Créer un filtre au bas du panneau.
4. Choisissez les actions souhaitées, puis cliquez Créer un filtre encore une fois pour économiser.

Cette méthode est la plus rapide lorsque vous consultez un e-mail pour lequel vous souhaitez créer une règle. Gmail remplit automatiquement l'expéditeur et d'autres informations, ce qui réduit la saisie manuelle.

Créez un filtre à partir des paramètres Gmail

mail.google.com/settings

1. Cliquez sur l'icône d'engrenage, puis Voir tous les paramètres.
2. Ouvrez le Filtres et adresses bloquées languette.
3. Cliquez à nouveau Créer un nouveau filtre, saisissez vos critères et cliquez Créer un filtre.
4. Sélectionnez les actions à appliquer, puis cliquez Créer un filtre sauver.

Les paramètres sont le point de départ idéal lorsque vous créez plusieurs filtres simultanément, car vous pouvez y visualiser vos règles existantes et éviter de créer des doublons ou des règles conflictuelles.

Choisissez la fonction du filtre

Une fois vos critères définis, Gmail vous propose une liste d'actions à effectuer : l'archiver, le marquer comme lu, l'ajouter aux favoris, lui attribuer un libellé, le transférer, le supprimer, ne jamais le classer comme spam, toujours le marquer comme important et le catégoriser. Vous pouvez combiner plusieurs de ces actions dans un seul filtre.

Certaines actions sont particulièrement utiles dans des cas spécifiques. Ne l'envoyez jamais dans les spams Cela fonctionne bien pour les expéditeurs de confiance que Gmail pourrait mal interpréter, comme un client dont le domaine déclenche occasionnellement des vérifications de spam. Toujours le signaler comme important est utile pour une courte liste de personnes dont vous ne pouvez pas vous permettre de manquer les courriels, car cela influe sur la façon dont la boîte de réception prioritaire de Gmail trie les messages. Catégorisez-le Envoie les messages dans des onglets Gmail tels que Promotions ou Mises à jour, si vous utilisez cette mise en page.

La configuration la plus courante est Évitez la boîte de réception jumelé avec Appliquer l'étiquette, qui déplace les newsletters ou les mises à jour régulières hors de votre boîte de réception principale tout en les gardant organisées. Pensez également à sélectionner Appliquer également un filtre aux conversations correspondantesCela applique la nouvelle règle aux courriels existants, et non seulement aux messages qui arrivent après l'enregistrement du filtre.

Filtrer Gmail par expéditeur, objet et mots-clés

Les champs de critères déterminent les messages que votre filtre interceptera. Il est important de les paramétrer avec soin, car un filtre aux critères trop permissifs peut trier, archiver ou masquer des courriels que vous souhaitiez consulter.

Filtrer par expéditeur, domaine ou plusieurs adresses

Utilisez le bouton Dès Ce champ permet de cibler un seul expéditeur. Pour intercepter tous les e-mails provenant d'une entreprise, saisissez plutôt le domaine, par exemple @entreprise.com. Ceci est utile lorsqu'un fournisseur envoie des e-mails depuis plusieurs adresses différentes au sein du même domaine, telles que facturation@ et support@. Pour cibler plusieurs expéditeurs simultanément, séparez les adresses par un point. OR en majuscules, ou indiquez plusieurs entrées directement dans le champ « De ».

Filtrer par sujet ou mots-clés

Utilisez le Sujet pour les mots qui apparaissent dans l'objet, Les mots pour tout élément du corps du message, et N'a pas Pour exclure certains termes, placez une expression exacte entre guillemets si vous souhaitez que Gmail la reconnaisse précisément.

Vous pouvez également combiner des termes avec les opérateurs de recherche Gmail pour affiner vos filtres. Par exemple, vous pouvez filtrer les e-mails dont l'objet contient « facture » ​​tout en excluant ceux qui contiennent « brouillon ». Guide des opérateurs de recherche de Gmail Help explique les options disponibles.

Filtrer les courriels non lus et autres paramètres de filtrage courants

Saisissez « unread » dans la barre de recherche pour afficher uniquement les messages non lus. Il s'agit d'une recherche en temps réel, et non d'un filtre enregistré ; elle ne s'exécutera donc pas automatiquement en arrière-plan. Toutefois, c'est un moyen rapide de trier les messages non lus avant de définir les règles à appliquer.

Quelques filtres de base à configurer :

• Acheminer tous les reçus vers un Recettes Les étiquettes sont automatiques, ce qui facilite leur recherche au moment des déclarations de revenus ou lors de la préparation des notes de frais.
• Mettez d'une étoile tout document provenant de votre responsable afin qu'il soit facilement repérable sans avoir besoin d'une étiquette séparée.
• Archivez les newsletters dès leur arrivée, pour les garder hors de votre boîte de réception tout en vous permettant de consulter le label quand vous le souhaitez.
• Transférez les courriels relatifs à des projets spécifiques à une adresse partagée par l'équipe, afin que les mises à jour importantes ne dépendent pas d'une seule personne pour être transmises.

Comment gérer, modifier et supprimer les filtres Gmail

Tous les filtres que vous avez créés se trouvent au même endroit : Paramètres, puis Filtres et adresses bloquéesRevenez sur cette liste tous les quelques mois, car une règle qui semblait logique au départ peut commencer à bloquer des courriels que vous préféreriez voir directement, surtout si votre rôle ou vos contacts habituels changent.

Modifier ou supprimer un filtre existant

1. Allez dans Paramètres, puis Voir tous les paramètres, puis Filtres et adresses bloquées.
2. Trouvez le filtre dans la liste et cliquez dessus. Modifier modifier ses critères ou ses actions, ou Supprimer pour l'enlever.
3. Si vous modifiez la règle, cliquez Continuer, puis Filtre de mise à jour.

Filtres d'exportation et d'importation

Sélectionnez les filtres que vous souhaitez conserver et cliquez Télécharger pour les enregistrer sous forme de fichier XML. À partir de là, utilisez Filtres d'importation Pour importer ce fichier dans un autre compte Gmail, il est essentiel de l'exporter. Cette opération est particulièrement importante si vous gérez plusieurs boîtes de réception aux caractéristiques similaires, par exemple une boîte personnelle et une boîte professionnelle, ou si vous êtes une agence et que vous configurez plusieurs comptes clients avec les mêmes règles de base. Exporter une seule fois et importer partout vous évite de recréer manuellement la même logique à chaque fois.

Utilisation des filtres dans l'application mobile Gmail

L'application mobile Gmail présente une limitation majeure : elle ne permet pas de créer ni de modifier des filtres sur Android ou iOS. Aucune solution de contournement n'est proposée dans l'application ; si vous avez cherché l'option de filtres dans les paramètres de votre téléphone, c'est pour cette raison que vous ne l'avez pas trouvée.

Vous avez toujours deux options : créer vos filtres sur un ordinateur ou ouvrir Gmail dans un navigateur mobile comme Chrome ou Safari et demander la version pour ordinateur. Vous aurez ainsi accès au même menu de paramètres que sur un ordinateur. Une fois créé, un filtre s'applique à tous vos appareils car il est hébergé sur les serveurs de Google et non sur votre téléphone.

L'application vous permet d'effectuer des recherches à l'aide d'opérateurs, d'archiver ou de supprimer des messages par glissement, et d'appliquer manuellement des étiquettes à chaque message. Ces actions sont pratiques pour un nettoyage rapide, mais ne remplacent pas un filtre enregistré qui effectue automatiquement la même tâche.

Une boîte de réception qui se trie toute seule

Quelques filtres bien conçus peuvent considérablement alléger votre messagerie Gmail. Configurez-les une seule fois sur le site web, et ils continueront à étiqueter, archiver et acheminer vos messages sur tous vos appareils.

Commencez par les principales sources d'encombrement. Choisissez deux ou trois expéditeurs que vous déplacez constamment manuellement, créez des filtres pour eux, et affinez votre organisation à partir de là. L'objectif n'est pas d'organiser parfaitement chaque message, mais d'éliminer le tri répétitif qui rend votre boîte de réception plus difficile à utiliser.

Si vos problèmes de boîte de réception ne se limitent pas à un seul compte Gmail, examinez plus en détail comment vous… gérer le volume de courriels, les priorités et les habitudes de nettoyage quotidiennes. Vous pouvez également trouver conseils plus pratiques sur les e-mails dans nos publications.