Le marketing par e-mail automatisé est incroyablement pratique et puissant. Comme pour toute chose, il faut du travail pour le maîtriser et maintenir son efficacité.

Malheureusement, les listes de diffusion peuvent se retrouver encombrées d'adresses inactives, désabonnées ou illégitimes au fil du temps et de l'augmentation du nombre d'abonnés. Pour éviter tout problème, il est important de nettoyer régulièrement ces listes.

Même avec un excellent fournisseur de services de messagerie (ESP), il est indispensable de mettre à jour régulièrement vos listes de contacts. Vous devez surveiller les taux de rebond, les échecs d'envoi, les désabonnements et tout événement susceptible de modifier la dynamique de vos listes.

Comme ces choses peuvent arriver à tout moment, il est important de surveiller de près les listes de contacts et d'abonnés.

Qu’est-ce que la surveillance des listes d’emails ?

Le suivi des listes de diffusion consiste à examiner quotidiennement vos abonnés afin d'éliminer les adresses problématiques. Ce processus, qui vise à faire le ménage, est parfois appelé « hygiène des listes ».

L'objectif principal est de supprimer les e-mails non valides afin de réduire le taux de rebond global. Environ 2 % des e-mails de votre liste deviennent invalides chaque mois ; par conséquent, s'ils ne sont pas supprimés, ils continueront de fausser vos statistiques.

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Cependant, les e-mails non distribués ne sont pas le seul problème. Il est également important de vérifier les adresses des utilisateurs désabonnés et les contacts incorrects. Supprimer les contacts inactifs est tout aussi important. Si une personne n'a pas ouvert un seul de vos e-mails depuis des années, il peut être judicieux de la retirer de votre liste de diffusion.

Quels indicateurs sont importants ?

Voici quelques indicateurs à surveiller avant et après le nettoyage de vos listes de diffusion :

  • Taux de rebond: Pourcentage d'e-mails non distribués. Soit ils n'ont pas atteint la boîte de réception du destinataire, soit une erreur technique s'est produite.
  • Taux d'ouverture : Le pourcentage de personnes ayant ouvert vos e-mails. Cela ne signifie pas nécessairement qu'elles ont lu tout le contenu ni qu'elles ont cliqué sur les liens hypertextes et autres éléments.
  • Taux de clics: Le pourcentage de clics ou d'interactions générés par votre e-mail.
  • Taux de spam : Le pourcentage ou le nombre de contacts qui ont signalé vos courriels comme étant des spams.
  • Taux de désinscription : Le pourcentage de votre base d'abonnés totale qui se sont désabonnés après votre dernière campagne par e-mail.

Il existe bien sûr d'autres indicateurs de performance en marketing par e-mail, mais ceux-ci sont les plus pertinents pour optimiser vos listes. Vous pouvez également analyser le retour sur investissement de vos campagnes pour évaluer l'efficacité de vos dernières actions de prospection.

Pourquoi automatiser ce processus ?

Nettoyer les listes de diffusion est un travail considérable.

Même si vous trouvez quelqu'un qui prend plaisir à analyser des milliers d'adresses e-mail pour y déceler des anomalies et des problèmes, son efficacité sera limitée et il est probable qu'il manque des contacts. Automatiser le processus est donc bien plus judicieux. Heureusement, de nombreux fournisseurs de services de messagerie proposent cette fonctionnalité ; sinon, vous pouvez faire appel à des prestataires tiers.

L'automatisation de la tâche garantit qu'elle peut être effectuée plus rapidement et à un rythme constant, quelle que soit la fréquence à laquelle vous devez la réaliser.

Astuce supplémentaire : Avant d'automatiser le nettoyage, vous devriez envoyer un e-mail de relance pour vous faire une idée du nombre de vos abonnés actuels qui souhaitent recevoir des communications.

Quels sont les avantages du suivi des listes de diffusion par e-mail ?

Outre une liste de contacts et d'emails plus propre, le nettoyage et l'automatisation du processus présentent plusieurs avantages.

Cela améliore les indicateurs

Tout d'abord, cela affine vos indicateurs d'utilisateurs et d'engagement, vous permettant ainsi de mieux comprendre les performances de vos campagnes d'emailing. Si vos emails sont envoyés à des milliers de personnes chaque semaine, mais qu'une infime partie seulement les ouvre, les taux de retour seront largement faussés.

Des données faussées compliquent le suivi des performances et rendent plus difficile l'établissement de prévisions précises, ainsi que la prise de décisions éclairées. Cela a des répercussions importantes sur votre entreprise et vos efforts marketing.

Imaginez que vous consacriez la majeure partie de votre temps à cibler un groupe démographique ou un public spécifique, sans avoir le moindre moyen de mesurer vos progrès. Pire encore, vous ne vous rendez pas compte qu'il serait plus judicieux de cibler une autre communauté. Dans ce cas, créer des buyer personas peut vous aider à identifier les personnes que vous ciblez.

Avoir des chiffres surestimés signifie que vous allez rater des opportunités et même concentrer vos efforts au mauvais endroit. Cela représente un gaspillage de temps, d'argent et d'autres ressources. C'est comparable à un processus de vente inefficace, qui, comme chacun sait, finit par entraîner des pertes financières.

Astuce supplémentaire : Comparer les indicateurs chaque mois permet de repérer les anomalies dans les données, comme une augmentation soudaine et inexpliquée du nombre de nouveaux abonnés. Cela vous permettra d'analyser les données, notamment les campagnes qui ont dynamisé votre nombre d'abonnés et d'en comprendre les raisons.

Cela réduit les plaintes pour spam

Nettoyer régulièrement vos listes de diffusion contribue également à réduire les signalements de spam. Plus vous en recevez, plus vous êtes pénalisé par Gmail, Yahoo et autres fournisseurs de messagerie. En effet, ces services conservent un historique des signalements de spam, et plus leur nombre augmente, plus votre niveau de risque s'accroît.

Une fois que vous êtes considéré comme un contact indésirable, vos courriels seront directement dirigés vers les dossiers « Courriers indésirables », sans passer par la boîte de réception. Inutile de vous préciser que c'est une mauvaise nouvelle.

Si vous vous demandez pourquoi cela peut arriver, ou pourquoi vos e-mails peuvent être considérés comme du spam, la réponse est simple. Certaines personnes ne reconnaissent peut-être pas votre marque, ou ne se souviennent pas s'être abonnées. Parfois, il est plus facile de signaler certains e-mails comme spam car Gmail vous désabonne automatiquement des newsletters avant de les envoyer dans le dossier Courrier indésirable. Ainsi, vous faites d'une pierre deux coups.

Quoi qu'il en soit, une fois que le filtre anti-spam vous aura repéré et reconnu, il fera de même pour tous les utilisateurs, et pas seulement pour ceux qui ne souhaitent pas recevoir votre contenu.

Astuce Pro: Veillez à apporter de la valeur ajoutée à vos clients à chaque publication de contenu. Ils seront moins enclins à considérer vos e-mails comme du spam si vous leur êtes utiles ou si vous leur apportez des avantages.

Cela réduit les taux de rebond

Qu'on le veuille ou non, il arrive que des e-mails soient rejetés. Cela signifie que la newsletter, le contenu ou l'annonce n'atteint jamais la boîte de réception du destinataire. Cela peut être dû à une boîte de réception pleine, à une adresse erronée (suite à un changement ou une suppression d'adresse), ou tout simplement à un problème technique.

Quelques rebonds sont acceptables et inévitables. Mais s'ils sont trop nombreux, le résultat est le même que pour un contact spammeur. Cela nuit à votre réputation et augmente le risque que vos messages finissent directement dans les courriers indésirables.

Plus tôt vous nettoierez votre liste de diffusion et supprimerez les adresses invalides, mieux ce sera. Il est essentiel de maintenir le taux de rebond global aussi bas que possible, ce qui implique un nettoyage fréquent et régulier.

10 conseils pour automatiser la surveillance des listes de diffusion

Il existe des méthodes efficaces pour nettoyer les listes de diffusion, ce qui améliore encore les solutions automatisées.

Confirmer les nouveaux abonnements

Toujours utiliser un double opt-in Pour les abonnements, demandez aux utilisateurs de confirmer leur inscription une seconde fois via leur boîte de réception. C'est l'un des meilleurs moyens, voire le seul, de garantir que votre public souhaite réellement recevoir des e-mails de votre entreprise.

Cela demande un peu plus de travail pour votre nouveau les abonnésCela permet de limiter les inscriptions superflues, où les personnes suivent la procédure puis oublient. Cela empêche également l'inscription à des contenus ou des newsletters au nom d'autrui.

Encouragez l'engagement

Avant de supprimer les contacts inactifs, envoyez-leur un e-mail pour capter leur attention et les réintégrer. Proposez-leur un sondage, un questionnaire ou sollicitez leurs commentaires. Vous pouvez également inclure un cadeau, un code promo, une réduction ou du contenu exclusif pour ceux qui lisent et interagissent.

Nettoyage basé sur des règles

La plupart des outils automatisés fonctionnent selon un système de déclencheurs ou de règles. Vous pouvez tirer parti de ce système pour nettoyer efficacement vos listes. Supprimez automatiquement les adresses e-mail après deux rebonds au lieu d'un seul, ou supprimez les contacts qui n'ont ni cliqué sur un lien ni ouvert un e-mail depuis des mois.

Connaître l'horaire

Qu’ils soient automatisés ou non, vos outils doivent s’assurer qu’ils nettoient régulièrement vos listes. Même si nombre d’entre eux sont conçus pour fonctionner sans intervention humaine, il est essentiel de comprendre leur fonctionnement et leurs déclencheurs. À quelle fréquence vos outils s’activent-ils ? Quand vos listes seront-elles propres ? Fonctionnent-ils correctement ou un élément perturbateur a-t-il interrompu le processus ?

Inclure une autre option d'inscription

Chaque année, tous les deux ans, ou à la fréquence que vous aurez définie, renvoyez l'e-mail d'inscription pour évaluer l'intérêt des destinataires. Les lecteurs souhaitant rester abonnés à vos communications pourront se réinscrire, et ceux qui ne le souhaitent pas seront désinscrits. Cela permet de maintenir votre liste à jour et d'éliminer régulièrement les contacts inactifs ou désintéressés. C'est également une bonne pratique pour se conformer aux réglementations, tant nationales qu'internationales.

Réduire les listes de diffusion

Vous possédez peut-être plusieurs listes de contacts. Dans la mesure du possible, il est conseillé de les fusionner et de les limiter. Par exemple, si vous avez une liste de moins de 100 contacts et une autre, plus importante, de plusieurs milliers, il est judicieux de trouver un nombre commun de contacts pour les fusionner.

Utiliser un seul outil

Certains spécialistes du marketing utilisent plusieurs outils d'emailing, ce qui peut engendrer des disparités et une fragmentation des listes de contacts. Pour éviter cela, privilégiez un seul outil. Si vous devez en utiliser un autre, veillez à migrer uniquement vos listes de contacts les plus récentes et évitez de le faire plusieurs fois.

Supprimer les comptes de rôle

Les comptes de rôle sont généralement liés à l'activité professionnelle et associés à des fonctions ou actions telles que la facturation, les tâches administratives ou la production de rapports. Ils peuvent apparaître dans les listes de diffusion, selon l'outil utilisé pour trouver de nouveaux contacts ou la personne qui les ajoute.

Ces comptes sont problématiques car ils sont généralement attribués à un employé en particulier, et si cet employé quitte l'entreprise, l'administrateur du compte change. Le nouveau titulaire du compte risque alors de signaler vos courriels comme indésirables. Sans compter que, de toute façon, vos courriels ne seront probablement même pas lus.

Vous devriez supprimer complètement les comptes de rôle et faire de votre mieux pour les éviter totalement.

Ayez toujours une sauvegarde

Les erreurs sont inévitables, même avec les outils automatisés. Assurez-vous de disposer d'une sauvegarde fiable de vos listes, distincte de vos listes et outils actifs. Cela implique également la mise en place d'une stratégie de sauvegarde appropriée.

Évitez les pièges à spam

Pièges anti-spam sont un outil étrange, mais efficace, que les fournisseurs de messagerie, les listes noires, les FAI et autres contacts administratifs utilisent pour détecter, eh bien, les spams. agir comme un pot de miel, en piégeant et en identifiant les expéditeurs malveillants.

Malheureusement, de nombreuses adresses e-mail légitimes sont piégées par des filtres anti-spam. Elles ressemblent à de vraies adresses, mais n'appartiennent à personne. Se faire piéger peut également nuire à la réputation de votre domaine ; il est donc conseillé de les éviter autant que possible.

Lorsque des e-mails atterrissent dans une boîte de réception contenant des spams, ils ne sont pas rejetés, mais apparaissent comme des e-mails distribués. Comment les identifier alors ?

C'est impossible. Le meilleur moyen d'éviter ce piège est de maintenir une liste de diffusion propre.

Le garder propre

Le suivi et le nettoyage des listes de diffusion sont essentiels pour garantir l'efficacité de vos campagnes marketing, la prise en compte de votre audience réelle et le suivi précis des performances. L'automatisation de ce processus permet de réduire le temps et les ressources consacrés à la gestion des listes. L'utilisation d'un nettoyage basé sur des règles, comme la suppression des adresses inactives après une période prolongée, améliore également la fiabilité des listes.

Plus important encore, vous renforcez l'intégrité et la conformité de votre entreprise, notamment dans les cas où une mauvaise gestion des communications par courriel pourrait entraîner des amendes, voire pire. Vous devez honorer immédiatement les demandes de désabonnement et surveiller l'utilisation que font les tiers agissant en votre nom des informations que vous avez recueillies.

Maintenir à jour vos listes d'emails et de contacts vous permet de garantir votre conformité, d'obtenir de meilleurs indicateurs et de continuer à servir votre public.