Codes d'erreur de retour d'e-mail : que signifient-ils ? (+ Comment résoudre les problèmes liés aux codes d'erreur)

En tant que spécialiste du marketing par e-mail, vous pouvez souvent rencontrer un obstacle de taille dans vos campagnes : les codes de retour d’e-mail ambigus.

Ces codes peuvent être déroutants et frustrants, vous laissant perplexe quant à la raison pour laquelle vos e-mails, pourtant soigneusement rédigés, n'ont pas atteint leurs destinataires. Comprendre ces codes de retour est crucial, car ils recèlent les clés de la délivrabilité des e-mails.

Vous devez les décoder pour vous assurer de bénéficier de toutes les opportunités d'optimisation de votre stratégie de marketing par e-mail et garantir que vos messages arrivent dans les boîtes de réception des destinataires.

Cet article de blog vous expliquera les codes de retour d'e-mail et vous aidera à comprendre ces messages énigmatiques. Il vous apportera des éclairages sur les raisons du retour d'e-mail et sur les mesures proactives à prendre pour améliorer le succès de vos campagnes.

Plongeons-nous dans le sujet et perçons ensemble les mystères.

Que sont les codes d'erreur de retour d'e-mail ?

Les codes d'erreur de retour d'e-mail, souvent appelés codes SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ou messages de retour, sont des réponses automatisées générées par les serveurs de messagerie pour communiquer l'état d'une tentative de livraison d'e-mail.

Ces codes permettent la communication entre votre plateforme d'emailing et le serveur de messagerie du destinataire. Ils indiquent si le serveur a bien délivré votre email ou s'il a rencontré un problème.

Autrement dit, un code de retour d'e-mail est constitué de valeurs numériques attribuées à un message électronique qui n'a pas pu être distribué. Ces numéros ou codes fournissent des informations sur les raisons de cet échec de distribution.

Pourquoi les codes d'erreur de rebond sont-ils importants ?

Les codes d'erreur de rebond des e-mails sont essentiels à comprendre et à utiliser pour les spécialistes du marketing par e-mail. Ces codes indiquent pourquoi un e-mail n'a pas atteint son destinataire.

En comprenant la signification de ces codes d'erreur, vous pouvez obtenir des informations précieuses sur la délivrabilité de vos campagnes par e-mail et prendre les mesures appropriées.

Ces codes d'erreur permettent d'identifier des problèmes tels que :

• Adresses e-mail invalides
• Boîtes aux lettres pleines
• Erreurs de serveur.

Ces informations vous permettent de nettoyer vos listes de diffusion, en vous assurant de ne cibler que les contacts actifs et aptes à recevoir des e-mails.

De plus, cela vous permet de résoudre rapidement tout problème technique, améliorant ainsi la délivrabilité globale de vos e-mails et votre réputation d'expéditeur.

Ce n'est pas tout…

La capacité d'interpréter les codes de retour des e-mails vous permet de :

• Optimisez vos campagnes
• Réduire les taux de rebond
• Optimisez la délivrabilité de vos emails.

Ainsi, en gérant proactivement les erreurs de rebond, vous maintiendrez une liste de diffusion propre et engagée, ce qui se traduira par un engagement, des conversions et des revenus plus élevés.

Comprendre les codes de retour des e-mails

D'après une étude, les newsletters par e-mail constituent le deuxième type de contenu le plus utilisé par 77 % des marques B2B. Par ailleurs, 87 % des spécialistes du marketing B2B utilisent l'e-mail comme principal canal de diffusion de contenu.

Il est intéressant de noter que 60 % des destinataires d'emails reconnaissent que le marketing par email influence leurs décisions d'achat (données compilées par ColorLib).

Cependant, si vos e-mails atterrissent dans les dossiers de courriers indésirables, vous laissez passer une opportunité marketing considérable.

Source : CMI

Il est donc essentiel de comprendre les codes d'erreur de retour d'e-mail pour garantir que vos messages parviennent à leurs destinataires. Ces codes sont généralement numériques et se répartissent en différentes catégories. Chaque nombre fournit des informations spécifiques sur l'état de la distribution de l'e-mail. Ces codes se présentent sous la forme de trois chiffres, comme « 550 » ou « 421 », accompagnés d'un message explicite.

Exemples de codes de retour d'e-mail et de codes d'état

Le protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) est un serveur de messagerie standard qui permet d'envoyer, de recevoir et de relayer des messages entre expéditeurs et destinataires. Le tableau ci-dessous montre que les codes d'erreur SMTP suivent une structure définie.

Chaque chiffre des codes d'erreur et d'état offre une description de plus en plus détaillée de l'erreur de rebond.

Illustration de l'auteur

Voici un exemple de message d'erreur par e-mail utilisant le protocole SMTP. Le texte explique la raison du rejet et propose des solutions pour résoudre le problème.

Illustration réalisée par l'auteur.

Comme vous l'avez peut-être remarqué sur l'illustration, il existe des codes d'erreur SMTP traditionnels et améliorés. Voyons la différence.

Codes de retour d'email SMTP traditionnels vs. SMTP améliorés

Les codes de retour classiques sont des clés numériques à trois chiffres. Ces clés indiquent la réussite ou l'échec d'une tentative de livraison d'e-mail. Les serveurs de messagerie génèrent ces codes pour signaler l'état d'une tentative de livraison. En revanche, les codes de retour SMTP améliorés offrent une analyse plus détaillée des échecs de livraison, grâce à trois chiffres supplémentaires. Cette analyse approfondie permet de mieux comprendre pourquoi votre e-mail a été rejeté.

Voyons comment elles varient en pratique.

Codes d'erreur de rebond traditionnels

Ces codes permettent de diagnostiquer et de comprendre pourquoi un e-mail n'a pas été distribué. Ces codes de retour classiques fournissent des informations précises sur la nature de l'échec de distribution. Le rapport aide les expéditeurs à résoudre plus efficacement les problèmes de distribution d'e-mails.

Exemples de listes de codes de retour d'emails traditionnels et de leurs descriptions textuelles.

Ces codes révèlent des erreurs de rebond temporaires et des problèmes permanents ou plus graves liés à la distribution des e-mails.

Codes de rebond SMTP améliorés

Les codes de retour améliorés fournissent des informations plus détaillées sur les échecs de distribution des e-mails. Contrairement aux clés de retour classiques à trois chiffres, les codes de retour améliorés permettent aux spécialistes du marketing d'identifier la cause exacte du problème de distribution.

Ces clés avancées facilitent le diagnostic et la résolution des problèmes de délivrabilité pour les administrateurs et les expéditeurs d'e-mails. Alors que les codes de retour classiques suivent un format structuré à trois chiffres, les codes d'erreur améliorés étendent ce format en incluant des sous-codes et des informations supplémentaires.

Le Serveurs SMTP Mettez ces codes en forme XYZ :

X : Représente la catégorie principale de rebond, similaire au premier chiffre des codes de rebond traditionnels. Il indique la nature générale du problème :

• 2. XX : Livraison réussie
• 4. XX : Échec temporaire de la livraison
• 5. XX : Échec permanent de la livraison

Y : Fournit des détails plus spécifiques au sein de la catégorie principale :

• X.1.X : Résolution des problèmes
• X.2.X : Problèmes de boîte aux lettres
• X.3.X : Problèmes liés au système de messagerie

Z : Fournit des détails supplémentaires, précisant la raison exacte de l'échec de la livraison, et peut inclure des sous-codes supplémentaires.

Par exemple :

• XY1 : Indique un type spécifique de problème d’adressage.
• XY2 : Spécifie un problème particulier de boîte aux lettres.
• XY3 : Identifie un problème distinct du système de messagerie.

Types de retours d'e-mails

Les erreurs de distribution d'emails constituent un problème courant en communication numérique. Il est donc essentiel pour les spécialistes du marketing par email de comprendre les différents types d'erreurs rencontrées.

Bien que différents types de messages de retour puissent apparaître dans le rapport d'un e-mail envoyé, tous les messages de retour sont regroupés en deux catégories principales :

1. Rebondissement dur
2. Rebond doux.

Comparons ces deux principales causes de rebond d'e-mails.

Codes Hard Bounce vs. Soft Bounce

Qu'est-ce qu'un rejet permanent (hard bounce) dans un e-mail ? Il s'agit d'un e-mail renvoyé à l'expéditeur en raison d'une erreur irréversible. Le plus souvent, cela est dû à une adresse e-mail invalide. Ce problème empêche la bonne distribution de l'e-mail, car aucune adresse valide n'est associée à ce domaine.

Qu'est-ce qu'un e-mail de rebond temporaire ? Par opposition à un e-mail de rebond temporaire email de retour permanentUn « soft bounce » (ou rebond temporaire) désigne un e-mail qui n'a pas pu être distribué en raison d'un problème temporaire chez le destinataire. Les « soft bounces » peuvent avoir un impact négatif sur vos campagnes d'e-mailing, au même titre que les « hard bounces » (ou rebonds permanents). Minimiser les « hard bounces » et les « soft bounces » est un objectif crucial en marketing par e-mail et constitue un indicateur de performance essentiel dans ce secteur.

En règle générale, les codes d'erreur commençant par « 5 » indiquent des problèmes permanents, tandis que ceux commençant par « 4 » signalent généralement des problèmes temporaires.

Code de rebond dur

Les codes de la série 5xx (Réponse négative permanente à l'achèvement) sont des codes d'erreur indiquant un rejet définitif. Ces codes signalent que l'e-mail n'a pas atteint son destinataire pour des raisons irréversibles. Par exemple, vous pouvez recevoir un message d'erreur 550 (rejeté ou bloqué) lors de l'envoi d'un e-mail. Cela signifie qu'un filtre anti-spam a bloqué le message.

Cette erreur se produit car votre domaine de messagerie figure sur une liste noire DNS (DNSBL) ou une liste noire en temps réel (RBL). Les codes de rebond permanents sont des clés d'erreur utilisées par les serveurs de messagerie pour signaler les échecs de livraison définitifs lors de l'envoi d'un e-mail à un destinataire.

Voici quelques listes de codes d'erreur standard pour les e-mails rejetés, accompagnées de messages descriptifs :

Ces erreurs de rebond définitif révèlent des échecs de livraison permanents.

Notez que ces codes varient légèrement selon le serveur de messagerie et le système de distribution. Cependant, les clés indiquent les raisons des rejets d'e-mails.

Codes de rebond temporaire par e-mail

Les codes de rebond temporaire sont des codes d'erreur standardisés provenant du serveur SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Les clients de messagerie utilisent SMTP pour indiquer pourquoi un courriel n'a pas pu être remis temporairement au destinataire.

Exemples de codes de retour d'e-mail standard 4xx (logiciels) et leur signification :

Ces codes 4xx indiquent généralement qu'une nouvelle tentative d'envoi du courriel plus tard ou la prise de mesures correctives pourraient résoudre les problèmes temporaires.

Causes des problèmes de rebond des e-mails et comment les résoudre

Il est essentiel de traiter activement les problèmes de rebond pour réussir vos campagnes d'emailing. Voici quelques conseils pratiques pour gérer efficacement ces problèmes :

1. Réponse automatique

Ces erreurs se produisent lorsque les destinataires configurent leurs comptes de messagerie pour répondre automatiquement.

Autrement dit, un courriel de réponse automatique, également appelé message d'absence du bureau, OOO ou message d'absence, est une réponse automatisée préconfigurée qui informe les personnes de votre indisponibilité au travail.

Comment résoudre le problème des réponses automatiques aux e-mails :

• Personnalisez le nom de l'expéditeur et l'objet de votre e-mail pour qu'il se démarque dans une boîte de réception saturée. Cette approche vous permet de minimiser les risques de déclenchement de réponses automatiques. Les destinataires reconnaîtront ainsi l'authenticité de votre e-mail.
• Segmentez votre liste en fonction du comportement ou des données démographiques des destinataires. Cette étape vous permettra d'identifier ceux qui sont plus susceptibles d'activer les réponses automatiques. C'est une méthode efficace pour réduire les erreurs de réponse automatique.
• Analysez régulièrement les données de délivrabilité et les taux d'ouverture des e-mails. Une augmentation soudaine des erreurs de réponse automatique peut indiquer des changements dans le comportement des destinataires ou la qualité de votre liste de diffusion.

Identifier et résoudre rapidement ces problèmes vous aidera à maintenir une campagne de marketing par courriel efficace.

2. Capacité maximale de la boîte de réception

Vous recevez une notification de boîte de réception pleine lorsque celle-ci atteint sa capacité maximale. Les courriels stockés dans vos dossiers « Spam », « Corbeille » et autres contribuent à cette capacité.

Par conséquent, ces dossiers occupent une part importante de l'espace de stockage de votre boîte de réception, même si votre boîte de réception principale est presque vide.

Comment résoudre le problème de boîte de réception pleine :

• Incitez vos destinataires à vider leurs dossiers Corbeille, Spam et Courrier indésirable, et à supprimer les courriels non pertinents de leur boîte de réception. Comment ? Glissez un petit rappel dans le corps de votre courriel, les encourageant à nettoyer leur boîte de réception pour ne manquer aucun courriel important.
• Proposez d'autres canaux de communication. Cela signifie offrir aux destinataires la possibilité d'interagir avec votre marque ou d'accéder à des informations essentielles en dehors du courriel. Vous pouvez, par exemple, fournir des liens vers votre site web, vos profils sur les réseaux sociaux ou vos services d'assistance par messagerie instantanée.
• Réduisez la fréquence d'envoi de vos e-mails pour résoudre les problèmes de boîte de réception saturée. Si vous constatez des erreurs récurrentes de boîte de réception saturée provenant de certains destinataires, ajustez la fréquence d'envoi de vos e-mails à ces personnes. Vous pouvez ainsi limiter le risque de rencontrer ces erreurs.

3. Taille des courriels (pièces jointes volumineuses)

Les erreurs de taille d'e-mail se produisent lorsque le message ou les pièces jointes dépassent la taille maximale autorisée. limites de taille défini par les serveurs de messagerie des destinataires.

Comment résoudre le problème de la taille des courriels :

• Comprimez les pièces jointes avant l'envoi : compresser ou zipper les fichiers volumineux avant de les envoyer peut réduire considérablement la taille du courriel.
• Encouragez les destinataires à télécharger les pièces jointes depuis le stockage cloud ou proposez d'autres moyens d'accéder aux fichiers volumineux.
• Utilisez les services de partage de fichiers : au lieu de joindre directement des fichiers volumineux à vos courriels, pensez à les partager via Google Drive, Dropbox ou OneDrive. Ensuite, insérez un lien dans votre courriel pour que les destinataires puissent accéder au fichier.
• Optimisez le contenu de vos e-mails en minimisant les images inutiles, en évitant la mise en forme excessive et en optimisant le HTML et le CSS afin de réduire la taille de l'e-mail.

Ces étapes pratiques permettent de garantir que vos courriels sont légers et susceptibles de contourner les restrictions de taille.

4. Le serveur rencontre des problèmes techniques

Les problèmes techniques liés au serveur peuvent entraîner des problèmes de distribution des e-mails, empêchant ainsi vos campagnes d'atteindre leurs destinataires. Cependant, vous pouvez gérer ces problèmes en appliquant les tactiques appropriées.

Comment résoudre les problèmes techniques de serveur :

• Surveillez régulièrement les indicateurs de délivrabilité de vos e-mails, tels que les taux d'ouverture et de clics (CTR). Cela vous permettra d'identifier rapidement les baisses soudaines d'engagement et les problèmes de serveur.
• Vérifiez régulièrement l'état et les performances de votre serveur de messagerie en effectuant des inspections régulières. L'idéal est de collaborer avec votre équipe informatique ou votre hébergeur pour identifier et résoudre rapidement les problèmes techniques.
• Préservez une bonne réputation d'expéditeur en veillant à ce que votre domaine d'envoi d'e-mails jouisse d'une bonne réputation. Comment ?

Voici comment:

1. Respectez les meilleures pratiques du secteur
2. Évitez les contenus indésirables
3. Maintenir un faible taux de rebond
4. Utilisez des fournisseurs de services de messagerie réputés.

5. Courriel bloqué.

Lorsqu'un courriel est bloqué, cela indique souvent que le serveur de réception a décidé de refuser sa livraison.

Comment résoudre les problèmes de blocage des e-mails.

Appliquez les protocoles d'authentification de messagerie électronique suivants :

• Cadre de politique de l'expéditeur (SPF)
• Messagerie identifiée DomainKeys (DKIM)
• Authentification, rapports et conformité des messages basés sur le domaine (DMARC).

Ces protocoles vérifient l'authenticité de vos e-mails et empêchent qu'ils ne soient rejetés ou considérés comme du spam. Il est donc important de surveiller régulièrement votre réputation et vos indicateurs de délivrabilité.

Cela vous aidera à identifier les abonnés inactifs ou désengagés. Les supprimer vous permet de maintenir une liste d'abonnés propre et… liste de diffusion engagée.

De plus, vous devez respecter les préférences des destinataires et honorer rapidement les demandes de désabonnement afin d'améliorer la réputation de l'expéditeur.

Utilisez un fournisseur de services de messagerie (ESP) réputé, ayant des relations établies avec les fournisseurs d'accès Internet, afin d'augmenter vos taux de réussite de livraison des e-mails.

6. Adresse e-mail invalide

Non seulement les adresses incorrectes entraînent des retours d'e-mail, mais elles nuisent également à la réputation de l'expéditeur et gaspillent des ressources précieuses.

Envisagez la mise en place d'un système de validation d'adresses électroniques robuste qui n'accepte que les adresses électroniques valides afin d'éviter les problèmes liés aux adresses électroniques invalides ou comportant des fautes de frappe.

Conseils pour minimiser les problèmes liés aux adresses e-mail invalides :

• Mettez en place un système de double confirmation pour que les abonnés puissent confirmer leur adresse e-mail lors de leur inscription. Cela garantit l'exactitude des données et réduit le risque d'introduire des adresses invalides dans votre liste.
• Utilisez des outils de validation d'emails en temps réel pour vérifier automatiquement les adresses email et détecter les erreurs de syntaxe, les fautes de frappe et les domaines inactifs.
• Segmentez votre liste et analysez-la régulièrement pour repérer les adresses invalides et les supprimer afin de maintenir une bonne qualité des données.
• Proposez une option de désabonnement visible et accessible : donner aux abonnés la possibilité de se désabonner peut réduire considérablement la probabilité que les utilisateurs fournissent de fausses adresses électroniques.

7. Boîte aux lettres introuvable (indisponible)

Cette erreur indique généralement que votre serveur SMTP ne parvient pas à acheminer la communication vers le(s) destinataire(s) prévu(s).

Pourquoi ?

Il se peut que la boîte aux lettres ou l'adresse électronique n'existe pas. Il se peut également que le serveur du destinataire soit occupé, ce qui indique que la boîte aux lettres est introuvable.

Conseils pour résoudre le problème de courrier introuvable ou indisponible :

• Envisagez de mettre en œuvre une stratégie de gestion des rebonds temporaires, autorisant des nouvelles tentatives automatiques pour les adresses e-mail temporairement indisponibles.
• Surveillez les taux de rebond et analysez les tendances pour identifier les erreurs récurrentes de boîte aux lettres introuvable. Supprimez ces adresses rapidement.
• Tirez parti de la personnalisation des e-mails et incluez des messages percutants encourageant les destinataires à mettre à jour leur adresse électronique.
• Vérifiez l'orthographe de votre adresse e-mail.
• Vérifiez que l'adresse IP de messagerie n'est pas sur liste noire.
• Activer l'authentification SMTP

8. Adresses e-mail fictives (ou fausses).

Gérer les adresses e-mail frauduleuses peut s'avérer complexe, mais c'est possible. Ces adresses peuvent avoir plusieurs conséquences négatives sur les campagnes d'e-mailing.

Elles réduisent la délivrabilité, diminuent les indicateurs d'engagement, augmentent le risque d'être blacklisté, etc. Mais avec la bonne approche, vous pouvez atténuer l'impact des fausses adresses e-mail sur vos efforts de marketing par e-mail.

Comment résoudre les problèmes liés aux fausses adresses e-mail :

• Mettre en œuvre des outils de validation des adresses électroniques pour détecter les adresses électroniques frauduleuses lors de l'inscription.
• Utilisez des CAPTCHA ou d'autres mesures de sécurité pour dissuader les robots ou les individus d'utiliser de faux courriels.
• Analysez vos canaux d'acquisition, c'est-à-dire comment vous obtenez des adresses e-mail. Si certains canaux génèrent systématiquement de fausses adresses, envisagez d'adapter votre stratégie d'acquisition pour ces canaux.
• Évitez d'acheter des listes d'emails, car elles contiennent souvent des adresses email fausses ou de mauvaise qualité.
• Surveillez les indicateurs d'engagement pour détecter les comportements inhabituels, tels que l'absence d'ouvertures, de clics ou de conversions associés à des adresses électroniques spécifiques.
• Nettoyez régulièrement votre liste pour supprimer les adresses e-mail frauduleuses, afin de garantir la précision de vos indicateurs et un niveau d'engagement élevé.