Il arrive que l'on dispose d'une liste d'employés travaillant dans une entreprise (dont l'adresse Internet se trouve sur example.com) sans pouvoir trouver leurs adresses électroniques sur le site web de cette entreprise. Autrement dit, ces employés n'ont pas de page dédiée ou il n'existe pas de page « personnel » sur example.com. Dès lors, une question importante se pose : comment convertir cette liste d'employés en une base de données d'adresses électroniques valide ?

L'outil de validation d'emails DeBounce vous permet de générer des prospects et d'augmenter vos ventes et votre chiffre d'affaires. Vous pouvez facilement obtenir des adresses email valides à partir de noms.

Pour y parvenir, il vous suffit de suivre quelques étapes simples.

1. Créer une liste d'adresses électroniques en fonction des noms des employés

Dans un premier temps, copiez-collez vos nom et prénom dans un fichier Excel, en les répartissant en deux colonnes distinctes. Ensuite, vous devez générer des adresses e-mail à partir de ces données. Supposons que la première ligne de votre fichier Excel corresponde à « John Doe ». L'adresse e-mail professionnelle possible pour cet employé pourrait être : [email protected] OR [email protected] OR [email protected]Nous devons créer trois adresses électroniques possibles pour chaque candidat. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous.

1.1. En créant [email protected] Exemples d'e-mails

Ce type d'adresse e-mail se compose du prénom complet suivi d'un point, puis du nom de famille complet. Pour créer une telle adresse, suivez les étapes suivantes :

1.1.1. Commencez par sélectionner la cellule de la colonne adjacente à la cellule contenant le nom de famille (C2) :

1.1.2. La fonction que nous appelons « CONCATENER » nous permettra de réaliser cette opération. Dans cet exemple, la formule que nous utiliserons est : = CONCATENER(K2,.",L2,"@fakecorp.com")Veillez à inclure les apostrophes et les virgules, sinon la formule ne fonctionnera pas. Le premier résultat s'affiche comme suit :

1.1.3. L'utilisation de la poignée de recopie est désormais la méthode la plus simple pour remplir les cellules restantes sans avoir à ressaisir toutes les informations. Cette poignée se trouve dans le coin inférieur droit de la cellule sélectionnée.

Vous ne l'avez peut-être jamais remarqué auparavant, mais je sais que vous le trouverez très utile une fois que vous l'aurez compris. Survolez la poignée de recopie jusqu'à ce que votre curseur se transforme en +. Ensuite, pour copier la formule dans d'autres cellules, cliquez et faites glisser vers le bas, puis relâchez le bouton de la souris. La poignée de recopie appliquera la même formule à toutes les cellules, qu'il s'agisse de 5, 500 ou 5 000 cellules. Le résultat sera :

1.2. En créant [email protected] Exemples d'e-mails

Ce type d'adresse e-mail se compose de l'initiale du prénom, suivie d'un point, puis du nom de famille complet. Pour créer une telle adresse, suivez les étapes suivantes :

1.2.1. Commencez par sélectionner la cellule D2. Puisque nous souhaitons conserver le nom de famille (situé dans la cellule B2) sans modification, nous allons simplement le concaténer au résultat de la fonction GAUCHE, qui nous donne la première lettre du prénom.

=GAUCHE(A2;1)&"."&B2&"@example.com"

1.2.2. Comme à l'étape 1.1.3, copiez la formule pour les lignes suivantes de la colonne actuelle. Le résultat sera :

1.3. En créant [email protected] Exemples d'e-mails

Ces adresses e-mail sont identiques au résultat de l'étape 1.2. Il vous suffit de suivre les instructions de la section précédente et d'utiliser la formule ci-dessous pour les créer :

=GAUCHE(A2;1)&B2&"@example.com"

Le résultat sera:

PS : Veuillez lire ces deux articles pour mieux vous familiariser avec ces fonctions Excel : Article 1, Article 2.

2. Validation des e-mails générés

Après avoir créé les adresses e-mail associées aux noms, vous devez les enregistrer dans des fichiers .txt. Copiez et collez chaque colonne d'adresse e-mail dans un fichier .txt distinct afin de ne pas les mélanger. Connectez-vous à votre compte DeBounce et importez les listes. Ensuite, procédez à leur validation. Une fois la validation terminée, analysez les résultats et sélectionnez les types d'e-mails appropriés. Étant donné que la validité de vos adresses e-mail n'est pas encore certaine, il est recommandé de sélectionner uniquement le type « Délivrable » et d'éviter les types « Accepter tout » et « Inconnu ». Cette pratique permet de réduire considérablement le nombre de rebonds.

  • Types d'e-mails à sélectionner : Délivrables.
  • Types d'e-mails à NE PAS sélectionner : Accepter tout, Inconnu, Jetable, Pièges à spam, Syntaxe.

Cela ne créera pas d'adresses e-mail uniques pour ces personnes si plusieurs employés portent le même nom de famille et ont la même initiale de prénom. Une formule beaucoup plus complexe pourrait être créée pour détecter ces occurrences et attribuer un numéro unique à chaque doublon (par exemple, jsmith1, jsmith2, etc.), mais pour ce tutoriel, une approche plus simple consiste à appliquer la mise en forme conditionnelle (valeurs en double) pour signaler les adresses e-mail qui apparaissent plusieurs fois dans la colonne « Adresse e-mail ». L'avantage est que DeBounce supprime par défaut les adresses e-mail en double. Vous n'avez donc pas à vous en soucier.

Voilà, c'est tout. Vous disposez désormais d'une liste complète d'adresses e-mail valides pour l'entreprise Example. Vous pouvez ajouter ces adresses validées à vos fichiers d'origine et combiner les noms et les adresses e-mail afin d'envoyer des e-mails plus personnalisés à vos destinataires.